会議の問題
会社では、毎日のように会議がおこなわれていますが、
・無駄な会議だったなぁ
・結局結論はなんだったんだろう
・いまの時間を返してくれ!
といった感想を持たれているかたが多いのではないでしょうか。
このような感想をみんなが持っていると、会議で意見がでなくなり、ますます無駄な会議が増えていってしまいます。
会議を効率的に進めるにはどのようにしたらよいのでしょうか。
会議の進め方の５つのポイントを紹介します。
ポイント１ そもそも、その会議は必要か
会社内の会議にはさまざまな目的でおこなわれていますが、あなたが今週参加した会議は、そもそも開催する必要性はあったでしょうか。
「定例会議」という名前の会議が、いくつもないでしょうか。情報共有ということで、形式的な報告会であれば、資料を回覧すれば済みます。
会議を開催するコストは、参加人数 × 会議時間 × 単価 となります。
いまおこなっている会議が本当に必要か見直してみましょう。
ポイント２ 会議の目的を明確にする
なんとな～く始まってしまう会議がありますが、それでは参加者が戸惑ってしまいます。
会議の最初に参加者に次のことを伝えてください。
・会議の目的
・議題はなにか
・各議題の時間配分
・今回の会議のゴール（何を決めるか）
参加者が同じ意識で、会議に臨むことが重要です。
目的がはっきりしない会議は、議論が脱線して時間が長くなるばかりで、結論が得られません。議論のなかで新たな課題が発生した場合は、別の場で改めておこないましょう。
ポイント３ 資料の事前配布
基本的なことですが、会議の資料は事前に配布していますか。
何十枚もの資料を会議が始まってから配布するひとがいます。こんな資料を会議で配られても活発な意見はでません。おそらく、その会議は説明会に終始してしまうことでしょう。
参加者には、会議前に資料に目を通してもらうよう、事前に資料を配布しましょう。
また、資料の配布と同時に、会議の目的を伝えておきましょう。
目的が明確であるのと、ないのとでは資料の読み方も変わってきます。
[ad#ad-1]
ポイント４ 参加者の意見を聴く
会議では、上の立場のひとの意見が強くなりがちです。会議によっては若手が発言しにくい雰囲気があるのではないでしょうか。
偉い人が一方的に発言して決定するのであれば、会議の開催自体が不要です。
進行役となった場合には、いろいろな意見を出してもらうよう、若手社員に対して名指して意見を聴くようにしましょう。
ポイント５ TODOは作業担当・期限・確認担当を決める
会議のなかで、新たなTODO（タスク・宿題）が発生することがあります。
担当者を決めないことはないと思いますが、期限を設定していないケースがあります。これは、会議の途中で担当者は決まりますが、期限はTODOがすべて出ないと、優先順位がつけられず設定が難しいためです。
会議の終わり5分はTODOの確認時間として、担当者と期限、さらに各TODOを誰が確認するかを決めておきましょう。
確認担当はTODOの途中経過もチェックしましょう。
これにより期限が到来したら、「何もしていなかった」、「期待したものと異なっていた」ということを防ぐことができます。
まとめ
会議の必要性を確認する。
会議の目的を明確にする。
資料は事前配布する。
若手の意見も聴く。
TODOの作業担当・期限・確認担当を決める。
各立場で出来ることから改善しましょう。
