なぜ計画通りに仕事が終わらない
計画はきっちり立てているのに、期日までに終わらず毎日残業ばかり。
そんな悩みを解決した３つのポイントとは・・・
仕事は出来る限り細分化する
あなたは仕事の計画を立てるとき、どのくらいの単位で計画していますか？
1日単位ですか？半日単位ですか？
仕事が計画通りに終わらない原因として、仕事の単位が大きすぎるということがあります。
「この仕事は明日1日かけて行おう」と思っていても、明日になれば、別の仕事が割り込んで終わらないという状況になります。
仕事の単位は15分から1時間くらいに分割するのがお勧めです。
あまり細かすぎると計画を立てるのに時間がかかります。
反対に1時間以上となると進捗の把握ができなくなります。
計画通りに仕事を終えることができない人に、進捗状況を尋ねると
「いま、7割くらいです。」
と回答が返ってきても、そこからの３割がなかなか終わらないことがよくあります。
これは仕事の進捗状況が正確にとらえられないからです。進捗状況を正確に把握し、報告できるようにするために仕事は計画段階で細分化が必要です。
仕事の細分化ができれば、仕事の依頼者や上司に作業前に進め方を確認できます。場合によっては、不要な作業もあるかもしれません。
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隙間時間の有効活用
仕事のなかで、ちょっとした隙間時間が発生することがあります。
例えば、次のようなことがあります。
・客先までの移動時間
・電話の折り返し待ち
・会議の開始が30分延びた
このような隙間時間に、雑談したりインターネットをしたりしてては勿体ないです。
仕事が細分化できていれば、隙間時間を利用して片付けることができます。
他人に任せる
「この仕事は自分じゃなければできない 」とばかり言っている人は、計画通りに仕事が終わりません。
仕事を大きな単位でとらえていると他の人に頼めないことでも、仕事を細分化すれば頼める仕事もあります。
どんなに優秀な人でも時間には限りがあります。より大きな仕事をこなすためには、どんどん他の人へ依頼することです。そのためには仕事を任せられる単位にすることが必要です。
まとめ
仕事（タスク）は15分から1時間程度に細分化する
隙間時間は、細分化した作業をおこなう
仕事は細分化して他の人へ依頼する